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¿Cómo adaptar tu escuela infantil al RGPD?

marzo 24, 2022 |
Joanna

Los centros infantiles, por el tipo de servicio que ofrecen, deben tratar datos personales especialmente protegidos, por lo cual, los encargados de realizar esta gestión dentro del centro, deben de estar seguros de cumplir con todas las medidas exigidas por el Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD). En el siguiente artículo, os explicamos cómo hacerlo.

En este artículo:

La obligación del centro

Los directores, administrativos y maestros de las escuelas infantiles, después de la entrada en vigor del RGPD deben cumplir con todos los requisitos para proteger los datos personales de sus alumnos y de las familias. Empezando por el proceso de la matriculación, donde se recogen la mayoría de los datos personales durante la entrevista inicial y, a lo largo de todo el ciclo, cuando el alumno acude a las instalaciones del centro.

Base legal

El RGPD entró en vigor el 25 de mayo de 2018. De acuerdo con lo establecido en el mismo, todas aquellas empresas de la Unión Europea que traten datos de carácter personal están obligadas a cumplir con sus disposiciones. El objetivo del RGPD es proteger los derechos y libertades fundamentales de las personas físicas y, en particular, su derecho a la protección de los datos personales.

Por datos personales hemos de entender cualquier tipo de información que nos lleve a identificar inequívocamente a una persona física, de acuerdo al artículo 4 del Reglamento.

En el caso de los centros y las escuelas infantiles, normalmente hablamos de información relativa a los nombres y apellidos de los alumnos y los padres, a su domicilio, a sus datos de contacto y números de identidad. No obstante, en muchos casos, también se recogen datos relativos a la salud del niño (por ejemplo respecto a las enfermedades genéticas, crónicas o sobre alergias). Este tipo de datos tienen la consideración de especialmente protegidos por el Reglamento, por lo cual requieren un mayor cuidado a la hora de tratarlos.

¿Con qué debemos cumplir?

Para cumplir con las medidas exigidas por el RGPD, debemos hacer lo siguiente:

  • Indicar a nuestros clientes quién es el responsable del tratamiento de sus datos y facilitarles los datos de contacto a través del cual puedan ejercer sus derechos.
  • Para todas las actividades que incluyan la comunicación, publicación de cualquier información o la imagen de nuestros alumnos, recordar que debemos solicitar el consentimiento explícito en cada caso. Este consentimiento no puede otorgarse con carácter general, sino que deberá ser específico por cada tipo de tratamiento suficientemente diferenciado que queramos llevar a cabo.
  • Establecer plazos para la conservación de los datos personales.
  • ​​En el caso de que el centro trate datos especialmente protegidos debemos, además:
    • De contar con un Delegado de Protección de datos (DPO), que estará encargado de que la gestión de dichos datos y de que todas las actividades relacionadas con la protección de los mismos en nuestra escuela infantil se hagan correctamente. Este rol puede ser desarrollado por personal externo o interno del centro.
    • De llevar un registro de actividades del tratamiento (conocido antiguamente como fichero de datos en el Registro General de Protección de Datos), que contenga toda la información relacionada con el tratamiento que hacemos de los datos personales en nuestra escuela como, por ejemplo, la finalidad del mismo, el tiempo por el cual vamos a almacenar cada tipo datos, las medidas de seguridad adoptadas.
    • Realizar análisis de impacto de manera periódica, para garantizar la seguridad de los datos tratados, conforme a lo indicado por el Reglamento.
  • Si nuestra escuela tiene una página web, esta debe contar con un apartado de protección de datos, donde se refleje lo mencionado anteriormente.

Control de cumplimento

Cada país miembro de la Unión Europea dispone de una o varias instituciones de control de cumplimiento del RGPD y su propia normativa local aplicable, como la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales en el caso de España, que complementa lo requerido por el Reglamento. Así mismo, en España, la autoridad de control de estas disposiciones es la Agencia Española de Protección de Datos. Según la normativa, el incumplimiento de las bases legales en materia de protección de datos puede suponer multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación global de la empresa. Por supuesto, estas sanciones dependen de varios criterios, como por ejemplo, el volumen de negocio del infractor, el grado de intencionalidad u otros factores, como los beneficios adquiridos durante el período en el que se ha estado cometiendo dicha infracción. Sin embargo, siempre es mejor prevenir y cumplir con todos los requisitos presentados, lo cual también beneficiará a nuestro negocio, que podrá ser reconocido como un centro que cuenta con altos estándares de seguridad y privacidad.

Una solución eficaz

Desde LiveKid, como profesionales en la tecnología digital, recomendamos apostar por unas soluciones rápidas e innovadoras, como lo representa nuestro sistema de gestión completa de centros infantiles. En LiveKid contamos con los protocolos de seguridad y protección de datos que te permiten comunicarte con las familias a diario, almacenar los datos de tus clientes y compartir las fotos de los alumnos en un entorno seguro y simple de manejar. Dentro de nuestra aplicación, también puedes guardar todos los documentos de interés relacionados con el funcionamiento de tu escuela infantil. Si quieres ver todas las funcionalidades relacionadas con la seguridad y protección de datos, pide una demostración gratuita.

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Joanna
Marketing Specialist
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